Virtuelle Besprechungen
Checkliste für virtuelle besprechungen und meetings
KAOS Tipps für Führungskräfte und Moderatoren zum sofortigen Umsetzen:
Virtuelle Besprechungen und Meetings sind in der Regel Video- oder Telefonkonferenzen. Führungskräfte müssen sich darüber im Klaren sein, dass es sich hier um virtuelle Live-Treffen handelt und nicht um einfache Telefonate. Entscheidend ist, dass die Besprechung gut moderiert wird. Das ist bereits bei Präsenzteams oft eine Herausforderung, bei virtuellen Teams aufgrund der eingeschränkten Kommunikation aber absolute Voraussetzung für ein erfolgreiches Meeting. Klare Regeln sind unabdingbar.
Sinn und Nutzen
Prüfen Sie vor dem Meeting: ist ein virtuelles Treffen überhaupt das richtige Medium? Reicht vielleicht eine Rundmail oder eine andere Software, um Ihr Anliegen zu "besprechen"?
Face-to-Face
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte... Am besten wählen Sie eine Software, bei der sich alle sehen können. Außerdem stellen Sie so auch sicher, dass sich alle auf das Meeting fokussieren und keinen Nebenbeschäftigungen nachgehen.
Einladung + Agenda
Verschicken Sie rechtzeitig eine Einladung (maximal 1 Woche vorher) mit einer konkreten Agenda über die anstehenden Besprechungsthemen an alle Teilnehmenden - mit Reihenfolge und Priorisierung der Themen. Sinnvoll ist auch die Aufforderung zum Einbringen von Themen und Fragen. Bitte vor dem Meeting!
3 Rollen
Für eine saubere Moderation des Meetings ist es nützlich die Besprechungsteilnehmer aktiv zu involvieren und im stetigen Wechsel diese 3 Rollen vorab zu verteilen:
1. Besprechungsleiter/Moderator
Wer moderiert das Meeting und ist verantwortlich für die Abarbeitung der Themen und steuert den Diskussionsverlauf? Der Moderator ist für die Einhaltung der Besprechungsregeln (z.B. „Es redet immer nur einer“) verantwortlich.
2. Zeitwächter
Eine Person achtet auf die Zeitvorgaben und darf langatmige Diskussionen auch unterbrechen
3. Visualisierer
Eine Person ist für die Visualisierung und damit die Dokumentation der Ergebnisse verantwortlich. Je nach Software geht dies bereits während des Meetings. Im Anschluss werden die dokumentierten Ergebnisse und Entscheidungen allen zugänglich gemacht. Wortwörtliche Versuche von Mitschriften machen hier einfach keinen Sinn.
Umgang mit Störung
Verschicken Sie rechtzeitig eine Einladung (maximal 1 Woche vorher) mit einer konkreten Agenda über die anstehenden Besprechungsthemen an alle Teilnehmenden - mit Reihenfolge und Priorisierung der Themen. Sinnvoll ist auch die Aufforderung zum Einbringen von Themen und Fragen. Bitte vor dem Meeting!
Die "I-D-E" Struktur
Je nachdem wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben, wird jedes Thema auf der Agenda nach folgender Struktur in 3 Phasen unterteilt und strikt eingehalten:
Thema 1:
1. Information: Kurze Vorstellung des Themas und Sammlung aller nötigen Infos zum Thema, Klären von Verständnisfragen; maximal 25% der Zeit, welche für das Thema zur Verfügung steht.
2. Diskussion: Jetzt dürfen sich die Teilnehmenden dazu äußern; maximal 50% der Zeit, welche für das Thema zur Verfügung steht.
3. Entscheidung/Ergebnis: Das Ergebnis bzw. die Entscheidung der Diskussion zum Thema XY wird vom Moderator deutlich wiederholt und vom Visualisierer dokumentiert; maximal 25% der Zeit, die für das Thema zur Verfügung steht.
Thema2: I-D-E usw. usf.
Themen-Parkplatz
Schaffen Sie einen "Parkplatz für offene Themen und Fragen", die während der Besprechung aufkommen und wichtig sind, die aber hier und jetzt keinen Platz haben. Diese kommen auf die Agenda für das nächste Meeting oder können im Anschluss delegiert und abgearbeitet werden.
Übung macht den Meister
Etablieren Sie eine Routine für Ihre Besprechungen - virtuell und in Präsenz - mit dieser für alle sinnvollen, klaren und effektiven Struktur. Eine effiziente Meetingkultur entsteht nicht von allein!
DAS CHAOS ALS CHANCE
Nutzen Sie die aktuelle Situation aktiv, um eine effiziente (virtuelle) Besprechungskultur zu etablieren.
Wir sind uns sicher, dass sich virtuelle Meetings nach dem derzeitigen Chaos noch stärker durchsetzen werden. Viele werden künftig zweimal überlegen, ob denn ein Präsenztreffen wirklich nötig ist.
Seien Sie sich bewusst, dass einer Telko in einem virtuellen Team dieselbe Bedeutung zukommt, wie anderswo einem Präsenztreffen. Dementsprechend sollte Sie auch behandelt werden.
